Rachunki i faktury

WSTĘP

Moduł „Rachunki i faktury” umożliwia wystawianie faktur/rachunków dla pacjentów i/lub kontrahentów. W module tym znajdują się cztery zakładki:

Przejście do widoku „Rachunki i faktury” następuje do naciśnięciu ikony widoku „RACHUNKI I FAKTURY” bądź wybraniu na pasku „Pokaż widok” -> „Rachunki i faktury” (Ctrl + 0).

I. USTAWIENIA
W zakładce tej istnieje możliwość skonfigurowania podstawowych ustawień takich jak: format numeracji dokumentu sprzedaży, blokada okresu rozliczeniowego, funkcja uzupełniania luk w numeracji itp.:

Opis widoku:

  1. Zaznaczenie opcji „Płatnik VAT” spowoduje wydruk dokumentów w postaci faktur. Niezaznaczenie tej opcji spowoduje wydruk dokumentów w formie rachunków za daną usługę.
  2. Aby w danych sprzedawcy pojawił się numer REGON i/lub numer telefonu należy zaznaczyć checkbox w okienku przy wybranej opcji.
  3. Z rozwijalnego pola „Format numeracji” wybrać jedną z dostępnych możliwości numerowania dokumentów sprzedaży.
  4. Jeżeli do numeru dokumentu sprzedaży dodany ma być zdefiniowany przez Użytkownika prefiks należy zaznaczyć tą opcję a w kolejnym polu wprowadzić oznaczenie prefiks.
  5. Zaznaczenie opcji oznacza, iż faktury będą numerowane w obrębie danego miesiąca (dotyczy faktur dla których w polu „Format numeracji” wybrany został miesiąc), niezaznaczenie – oznacza, iż faktury będą numerowane  w obrębie całego roku.
  6. W polu „Numeracja od numeru” wprowadzić należy cyfrę, od jakiej rozpocząć ma się numeracja dokumentów sprzedaży (w przypadku, gdy Użytkownik wcześniej korzystał z innego programu do wystawiania dokumentów sprzedaży i chce zachować ciągłość w numeracji rachunków/faktur).
  7. Zaznaczenie opcji spowoduje, iż numer usunięty zostanie wykorzystany w pierwszej kolejności przy wydruku kolejnego dokumentu.
UWAGA! Zdefiniowane w ten sposób ustawienia i blokada okresu odnoszą się do Świadczeniodawcy, który aktualnie jest wybrany na pasku. Oznacza to, iż powinny one zostać skonfigurowane oddzielnie dla każdego ze w programie świadczeniodawców (miejsc pracy Użytkownika).

II. KONTRAHENCI

W tej zakładce istnieje możliwość wprowadzenia danych kontrahentów, edycji i usuwania tych danych a także wystawienia wybranemu z bazy kontrahentowi dokumentu sprzedaży.

1. Definiowanie danych nowego kontrahenta

2. Wystawianie dokumentu sprzedaży

Aby z zakładki „Kontrahenci” wystawić dokument sprzedaży należy:

Spowoduje to otwarcie szablonu  umożliwiającego wystawienie dokumentu sprzedaży:

Po wydrukowaniu dokument zostanie zapisany w zakładce „Rachunki i faktury”.

Proces wystawiania dokumentu sprzedaży bardzie szczegółowo opisany został w punkcie IV -> „Rachunki i faktury”.

3. Edycja oraz usuwanie danych kontrahenta

Aby zmodyfikować dane kontrahenta należy:

W celu usunięcia danych kontrahenta z bazy należy:

III. TOWARY I USŁUGI

W tym miejscu istnieje możliwość stworzenia własnego katalogu towarów i usług, które mogą być wykorzystywane w procesie wystawiania dokumentów sprzedaży w celu usprawnienia tego procesu.

1. Dodawanie nowej pozycji do katalogu towarów i usług

2. Edycja i usuwanie pozycji z katalogu towarów i usług

W celu edycji wybranej pozycji z katalogu towarów i usług należy:

Usunięcie wybranej pozycji z katalogu obywa się poprzez:

IV. RACHUNKI I FAKTURY
Aby wystawić dokument sprzedaży (fakturę/rachunek) należy:

Pojawi się okno z formularzem, gdzie należy wpisać dane niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury/rachunku):

Opis:

  1. W polu „Numer” program automatycznie wprowadza pierwszy wolny numer dokumentu. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia w tym miejscu dowolnego numeru (poprzez wpisanie własnego numeru z klawiatury komputera). Jeżeli jednak będzie chciał powrócić do wygenerowanego przez program numeru faktury wystarczy, że naciśnie opcję „Wstaw kolejny numer”
  2. W polach „Data wystawienia” i „Data sprzedaży” z wbudowanych kalendarzy wybrać należy odpowiednio datę wystawienia oraz datę sprzedaży towaru/usługi.
  3. Dane kontrahenta dodaje się poprzez:
    • wybór z rozwijalnego paska „Kontrahent” odpowiednich danych (w rozwijalnym polu „Kontrahent” znajdują się dane wszystkich pacjentów i kontrahentów zapisanych w programie. Aby zawęzić wyszukiwanie można wprowadzić kilka pierwszych znaków nazwiska pacjenta bądź nazwy kontrahenta)
    • przycisk „Dodaj pacjenta” – jego kliknięcie spowoduje wyświetlenie okna z listą pacjentów, których dane znajdują się z bazie:
    • przycisk „Dodaj kontrahenta” – spowoduje wyświetlenie okna z listą zdefiniowanych uprzednio w programie kontrahentów. Dodanie danych kontrahenta do wystawianego dokumentu sprzedaży następuje identycznie jak w przypadku opisanym powyżej (dodawanie danych pacjenta) poprzez wyszukanie danych w bazie kontrahentów i dwukrotne kliknięcie wybranego kontrahenta lub poprzez zaznaczenie rekordu z danymi i zatwierdzenie przyciskiem „OK”.
  4. W polu „Sposób zapłaty” – wybrać należy z listy właściwą formę płatności. Jeżeli na liście nie ma wymaganej pozycji, Użytkownik może sam określić inną formę płatności poprzez wymazanie widniejącej w oknie i wpisanie własnej.
  5. Z wbudowanego kalendarza w polu „Termin zapłaty” – określić termin uregulowania należności dokumentu.
  6. Wprowadzenie pozycji na fakturę odbywa się poprzez:
    • wybór opcji „Dodaj nową pozycję” – umożliwia ona wybór towaru lub usługi z pozycji zdefiniowanych uprzednio w zakładce „Towary i usługi”. Po naciśnięciu tej opcji otwarte zostanie okno z listą zapisanych w programie pozycji:
    • Użytkownik może również dodać dowolną pozycje do faktury/rachunku poprzez wpisanie jej bezpośrednio do dokumentu.

Po określeniu wszystkich parametrów dokumentu w szablonie Użytkownik ma możliwość:

Po naciśnięciu przycisku „Druku j i zapisz” wyświetlone zostanie okno dialogowego drukarki:

Po wybraniu właściwej drukarki i naciśnięciu przycisku „OK” nastąpi wydruk dokumentów (oryginału i kopii):

Po wydrukowaniu dokumenty zostają zapisany w zakładce „Rachunki i faktury”:

targetPowrót do spisu treści arrow-leftNastępna strona